Umiejętność napisania ciekawej notatki prasowej powinna być dla PR-owca chlebem powszednim. Nie sztuką jest zwykłe przekazanie informacji – sztuką jest zrobienie tego w taki sposób, aby zaciekawić dziennikarza do tego stopnia, aby zdecydował się na opublikowanie naszego tekstu.
Jak zatem powinna wyglądać dobra notatka prasowa?
Redaktorzy gazet i stron internetowych codziennie dostają dziesiątki, a nawet setki informacji prasowych. Większość z nich zalega na skrzynkach mailowych lub jest usuwana np. z powodu braku tytułu maila.
Zadaniem notki prasowej jest przekazanie informacji o nowościach czy wydarzeniach w firmie. Jej tworzeniem zwykle zajmuje się osoba odpowiedzialna za kontakt z mediami (ang. public relations). To, czy media zdecydują się na przekazanie Twojej informacji szerszemu gronu odbiorców zależy od tego, czy PR-owiec zaciekawi dziennikarza.
Można stwierdzić, że pod względem budowy notatka prasowa zalicza się do tekstów urzędowych. Jest bowiem pisana według charakterystycznego schematu, który można przedstawić w postaci odwróconej piramidy (zwężającej się ku dołowi). Na jej szczycie znajduje się lead.
Lead w dobrej notatce prasowej
Lead powinien być ciekawym wstępem do reszty tekstu. Najlepiej gdyby zamykał się w 3-5 zdaniach. Oznacza to, że powinien być skondensowany, a jednocześnie na tyle ciekawy, żeby zachęcić do kontynuowania czytania. Jeśli redaktor podejmie decyzję o otworzeniu Twojego mejla, lead będzie tym co zadecyduje o publikacji notatki prasowej w mediach. Dobrze skrojony wstęp powinien odpowiadać na pytania: co? kto? kiedy? gdzie?
Rozwinięcie treści w notatce prasowej
W tym miejscu rozpoczyna się treść właściwa notatki prasowej. Należy zadbać o to, żeby rozwinąć tutaj wszystkie elementy, które zostały wspomniane w leadzie. Przy pisaniu możesz posiłkować się wszelkimi materiałami pomocniczymi np. zdjęciami, wykresami czy filmami. Ważne jest, aby unikać rozbudowanych opisów czy porównań. Dobrą zasadą, której możesz się trzymać jest: minimum słów, maksimum treści. Zadbaj również o to, aby wszystkie podawane przez Ciebie informacje były prawdziwe, potwierdzone i aktualne. Prawidłowe rozwinięcie leadu musi odpowiadać na pytania: dlaczego? z kim? po co? co z tego wynika?
Notatka prasowa - wątki poboczne
Ta sekcja jest miejscem na podanie cytatu czy wypowiedzi eksperta, które będą ciekawym kontekstem lub spojrzeniem na opisywaną przez Ciebie sprawę. Nie zaszkodzi, jeśli w tej części notatki umieścisz element CTA (ang. call to action) w formie np. zaproszenia.
Co jeszcze?
Po stworzeniu najważniejszych części notki prasowej możesz skupić się na dodaniu innych elementów.
- Tytuł – warto jest go wymyślić po napisaniu notatki, ponieważ powinien całościowo i skrótowo nawiązywać do tekstu. Tytuł powinien być tym, co zaciekawi redaktora do czytania, dlatego może mieć formę żartu czy pytania.
- Dane kontaktowe – autor notatki prasowej powinien umieścić w niej swoje dane: imię, nazwisko, mail, numer telefonu, w razie gdyby osoby zainteresowane tekstem chciały uzyskać więcej informacji na dany temat. Możliwe jest również podanie namiarów na np. organizatora wydarzenia.
- Data i miejsce – nie, nie wydarzenia, ale wysłania notatki. Podobnie do tradycyjnych listów, notatka prasowa powinna w prawym górnym rogu zawierać informację o dacie i miejscu napisania.
- Boilerplate – jest stałym i niezmiennym elementem notatek prasowych, który można przekopiować z tekstów już istniejących. Boilerplate jest bowiem krótkim opisem firmy, w którym warto zawrzeć: pełną nazwę firmy, datę jej założenia, a także zakres działalności (czym się zajmuje i jakie ma osiągnięcia).
Cechy dobrej notatki prasowej
Nie tylko lead, ale cała notatka, powinna być zwięzła – całość tekstu i wszystkie zawarte w nim informacje nie powinny zajmować więcej miejsca niż jedna strona A4. Warto zadbać o to, żeby czytelnik nie odniósł wrażenia stronniczości czy emocjonalności wynikających z treści – obiektywność i neutralność są bardzo ważne. Narrator tekstu powinien być trzecioosobowy. Notatka prasowa może być uzupełniona grafiką czy zdjęciem – media chętnie wykorzystują je podczas publikacji. Od strony technicznej należy pamiętać o tym, żeby każdy segment tekstu nie był zbyt długi – 15-20 słów w akapicie zupełnie wystarczy.
Przed wysłaniem notatki nie zapomnij o jej sprawdzeniu – nawet najlepszym zdarza się popełniać błędy. Warto poprosić kolegę lub koleżankę o przeczytanie tekstu i wyłapanie ewentualnych pomyłek. Współcześnie popularną praktyką stosowaną przez dziennikarzy jest kopiowanie całości notatki prasowej i jej publikacja bez dodatkowych komentarzy czy edycji, dlatego już na etapie pisania tekstu należy zadbać o wychwycenie pomyłek.
Stosowanie się do powyższych wskazówek pomoże Ci w pisaniu profesjonalnych notatek prasowych. Dobrze napisane i skrojone teksty są jednym z filarów dbania o utrzymanie dobrych kontaktów z mediami. Pisząc tekst tego typu staraj się unikać sztampowych i przewidywalnych zdań. Notatka prasowa ma zainteresować czytelnika i przekazać mu wszystkie niezbędne informacje. W Jump Group mamy spore doświadczenie w pisaniu tego typu tekstów, więc jeśli potrzebujesz pomocy –
skontaktuj się z nami!
